Kuidas mõõta ettevõtte edukust ehk mis asi on KPI?

Vene ajal räägiti lõbusat anekdooti.

Suur laevatehas palkas grupi Odessa töölisi laeva värvima. Sõlmiti leping, tähtajad ja töötingimused pandi täpselt kirja, ning töö võis alata.

Kolme nädala pärast – kui tähtaeg käes – läks laevatehase delegatsioon töö tulemusi hindama. Ning oh seda üllatust: laev oli värvitud vaid pooles ulatuses, ninast keskpaigani, ülejäänu oli roostes nagu ennegi.

„Mis juhtus?” küsisid laevatehase inimesed. „Miks te ainult pool laeva ära värvisite?”

„Aga lepingus on ju kohe alguses kirjas,” teatas Odessa tööliste esindaja. „Ühelt poolt meie, Odessa töötajad, teiselt poolt Laevatehas.”

Eks lepinguid ole igasuguseid ja võimalusi neid tõlgendada veelgi rohkem. Küll aga peab igas ettevõttes olema kindel süsteem, mille põhjal tehtud tööle hinnang antakse. See süsteem koosneb mõõdikutest, mida tähistatakse ingliskeelse lühendiga KPI (key performance indicator), eesti keeles „tulemuslikkuse võtmenäitaja” või „ tulemuslikkuse võtmemõõdik”.

Mis asi see KPI ehk tulemuslikkuse võtmenäitaja siis on?

Leanway asutaja ja koolitaja Marek Bankiiri selgituse järgi on sellele akronüümile tegelikult raske ühest ja rahvusvaheliselt kokkulepitud õpikuselgitust anda. Isegi parimad tulemusjuhtimise eksperdid selgitavad KPI-sid erinevalt:

„Mõõdik, mis aitab sul mõista, kuidas sul läheb ettevõttele seatud eesmärkide seisukohast.” – Avinash Kaushik

„KPI on kõige olulisem tulemuslikkuse informatsioon, mis võimaldab ettevõtetel aru saada, kas ollakse õigel teel või mitte.” – Bernard Marr

„KPI-d on valitud mõõdikud, mis teevad nähtavaks äri tulemuslikkuse ning võimaldavad otsustajatel võtta tarvitusele vajalikke meetmeid, et saavutada soovitud tulemusi.” – Aurel Brudan

Eksperdid selgitavad KPI-sid küll erinevalt, ometi saab aga eristada nelja väga selget komponenti, mis KPI-d iseloomustavad:

KPI on väga oluline mõõdik
KPI on seotud ettevõtte eesmärkidega
KPI näitab, kuidas ettevõttel läheb
KPI aitab ettevõttel langetada olulisi otsuseid

Ettevõtte tööd on hädavajalik kogu aeg hinnata. Et oma ärieesmärkide täitumise tempot jälgida, on vaja monitoorida erinevaid tulemuslikkuse võtmenäitajaid. Enne võimalike mõõdikute tutvustamist (neid on tohutult) peatugem seitsmel omadusel, millele tõhus KPI peab kindlasti vastama.

Lihtsus

Et tulemuslikkuse võtmenäitajast kasu oleks, peab see olema võimalikult lihtsasti mõõdetav ja mõistetav. Näiteks „mitu uut klienti me sel kuul juurde saime” on hea ning üheselt mõistetav mõõdik. Tõhus mõõdik sünnitab otsuseid, mitte täiendavaid küsimusi.

Joondumus

Tõhus KPI joondub ettevõtte strateegiliste ja taktikaliste eesmärkide järgi. Tulemuslikkuse võtmenäitaja peab olema kooskõlas firma strateegiliste eesmärkide igapäevaste tegevustega, mis ettevõtet nende eesmärkideni viia aitavad. Mõnes ettevõttes püütakse näiteks pidevalt uusi kliente leida, teistes tegeldakse pigem olemasolevatega. KPI peab alati ettevõtte peamiste eesmärkide teenistuses olema.

Asjakohasus

Efektiivne KPI peab olema asjakohane. See tähendab, et iga konkreetse mõõdiku määramise ja jälgimise juures peavad olema inimesed, kes nende mõõdikute alusel hiljem otsuseid langetavad. Nii peaks näiteks mõõdik „kui palju me viimase reklaamikampaania tulemusel müüki kasvatasime” olema turundustiimi, mitte tootearenduse või klienditeenindajate jälgida ja juhtida.

Mõõdetavus

Iga mõõdik peab olema mõõdetav. Kõlab elementaarselt, kuid ei pruugi tingimata olla. Mõõdetavuse all ei peeta alati silmas vaid kvantitatiivset mõõdetavust, à la „kui palju me eelmisel kuul tooteid müüsime”, vaid ka kvalitatiivset, näiteks, „kui kaasatuna meie töötajad end tunnevad”. Iga KPI peab teenima kindlat ja arusaadavat eesmärki: müük, turundus, klienditeenindus jne.

Saavutatavus

Eesmärgid, mida pole võimalik täita, on suurim töötajate demotiveerituse põhjustaja. KPI peab sätestama eesmärgi, milleni on võimalik jõuda. Mida realistlikum eesmärk, seda kindlamini on see saavutatav. Suurte ja ambitsioonikate ülesannete püstitamise asemel tasub kaaluda pisemaid ja kergemini saavutatavaid.

Ajakohasus

Tõhus KPI on ajakohane kahel moel: mõõdikud tehakse avalikuks vastavalt kokkulepitud graafikule ning neid analüüsitakse mõistliku perioodi jooksul. Reeglipäratud mõõdikud ei anna ettevõtte käekäigust adekvaatset pilti ning muudavad trendide märkamise võimatuks. Kui mõõdik viitab vältimatu otsuse tegemisele, tuleb see otsus esimesel võimalusel ka langetada.

Nähtavus

Tulemusliku mõõdiku väärtused on nähtavad ning kättesaadavad terves organisatsioonis. Eesmärke on seda lihtsam saavutada, mida informeeritumad on ettevõtte kõik töötajad. Mõistagi ei puuduta iga mõõdiku analüüs päris iga töötajat, eriti suures organisatsioonis, ometi tunnevad inimesed end kaasatuna, kui ka otseselt nende igapäevatöösse mitte puutuvaid andmeid nendega jagada.

Levinumatest ja tõhusamatest KPI-dest kirjutame juba õige pea. Seniks soovime kõigile Finora klientidele mõtestatud võtmenäitajate kasutamist.

Finora